التصميم الأولي والحوكمة
قبل رسم سير العمل، يعتمد المستشار القانوني العام ومسؤول الشؤون التجارية أنواع العقود، ومخطط سمات المستودع، ومسارات الاعتماد بحسب القيمة والمخاطر.
تنفيذ المنصة
منصة DocuSign CLM
ننفّذ منصة DocuSign CLM إلى جانب DocuSign eSignature، لتُنشأ العقود من قوالب معتمدة، وتمر بالمراجعة، وتُوقَّع ضمن سير عمل واحد.
تُبنى أغلب مشاريع DocuSign CLM على حساب قائم للتوقيع الإلكتروني وتربطه بمنصة إدارة العقود، وغالباً مع Salesforce في جانب المبيعات. وتحتاج العقود ثنائية اللغة إلى اختبار القوالب على النص العربي من اليمين إلى اليسار، ويجب أن يتوافق التوقيع مع القواعد المحلية، إذ يعترف بالتوقيع الإلكتروني كلٌّ من المرسوم بقانون اتحادي رقم 46 لسنة 2021 بشأن المعاملات الإلكترونية وخدمات الثقة في الإمارات، ونظام التعاملات الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، مع استثناء أنواع من المستندات.
يجري العمل في Workflow Designer، حيث تُرسم الخطوات والشروط والموافقات تدفقاً مرئياً، وفي Doc Gen الذي يملأ قوالب Word من بيانات النماذج أو من Salesforce. ونهيّئ مع الإدارة القانونية مجلدات المستودع وسماته ومجموعات الصلاحيات فيه، ويتيح الربط مع Salesforce لفريق المبيعات طلب العقود ومتابعتها من الفرصة البيعية.
قد تكون أسماء DocuSign CLM والمنتجات المرتبطة بها علامات تجارية مملوكة لأصحابها.
كيف ننفّذ منصة DocuSign CLM
من التصميم الأولي حتى الإطلاق وما بعده: التهيئة والتكامل والدعم بفريق واحد مسؤول.
بناء القوالب في Doc Gen
قوالب Word بحقول دمج وبنود مشروطة للنسختين العربية والإنجليزية، تُنشأ منها المستندات انطلاقاً من نماذج الطلب أو سجلات Salesforce.
تتبّع التعديلات والتفاوض
إدارة إصدارات العقد ومقارنتها خلال مراجعة الطرف الآخر، لترى الإدارة القانونية ما تغيّر بين جولة وأخرى.
الالتزامات بعد التوقيع
التواريخ الأساسية والتجديدات والالتزامات مسجلة سماتٍ في المستودع، مع تذكيرات تصل إلى المسؤول عن العقد.
الدعم المكثف بعد الإطلاق والخدمات المُدارة
بعد الإطلاق التشغيلي نحدّث سير العمل والقوالب كلما تغيرت السياسات، ونراجع ملاحظات إصدارات DocuSign الخاصة بإدارة العقود والتوقيع، ونتابع الخطوات المتوقفة وإخفاقات المزامنة مع Salesforce.
حين تصبح منصة DocuSign CLM الخطوة التالية الطبيعية
تحقق المنصة أكبر فائدة للمؤسسات التي اعتمدت DocuSign eSignature معياراً للتوقيع، وغالباً مع Salesforce، وتريد إنشاء العقود واعتمادها لدى المورّد نفسه بدلاً من منصة منفصلة لإدارة العقود.
- استخدام واسع لحساب قائم على DocuSign eSignature
- عقود مبيعات تبدأ من الفرص البيعية في Salesforce
- قوالب Word تملكها الإدارة القانونية
- مسؤول نظام يتولى صيانة سير العمل بعد الإطلاق
خطّط مع حصن الطموح لمشروع DocuSign CLM
شاركنا أنظمتك القائمة ومتطلبات الامتثال وخريطة التكاملات، وسنقدّم لك خطة تنفيذ على مراحل، وسجلاً للمخاطر، ونموذجاً للحوكمة يعرضه فريقك على أصحاب المصلحة.