التصميم الأولي والحوكمة
يقوم كل طلب شراء على ربط دليل الحسابات ورموز فئات السلع ومصفوفة الاعتماد، لذلك نحسمها مع المشتريات والمالية قبل تهيئة بيئة الاختبار.
تنفيذ المنصة
منصة Coupa
ننفّذ دورة الشراء حتى الدفع في منصة Coupa، لتمر طلبات الشراء وأوامره وفواتير المورّدين بقواعد اعتماد واحدة، ويمكن تتبّع كل ريال أو درهم من الإنفاق.
تدور أغلب مشاريع Coupa حول ثلاثة محاور: دورة الشراء حتى الدفع، والتعاون مع المورّدين، وتحليلات الإنفاق، وغالباً لمؤسسات تجاوزت مرحلة الموافقات بالبريد الإلكتروني والفواتير الورقية. وتتبع سلاسل الاعتماد مصفوفة الصلاحيات لديك. وفي المملكة العربية السعودية يجب أن تستوفي فواتير المورّدين قواعد منصة «فاتورة» لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتجري المشتريات الحكومية عبر منصة «اعتماد» لا عبر منصة خاصة، لذلك يحدد التصميم بوضوح ما تتولاه Coupa.
منصة Coupa سحابية واحدة متعددة المستأجرين، لذلك يقوم التنفيذ على التهيئة: فئات السلع، وأجزاء دليل الحسابات، وسلاسل الاعتماد، والكتالوجات، نهيّئها في بيئة اختبار ثم ننقلها بعد التحقق. وينضم المورّدون عبر بوابة المورّدين في Coupa، وهي مجانية لهم، ويجري الربط مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) غالباً عبر واجهات Coupa البرمجية أو تبادل ملفات مجدول.
قد تكون أسماء Coupa والمنتجات المرتبطة بها علامات تجارية مملوكة لأصحابها.
كيف ننفّذ منصة Coupa
التصميم والبناء والتكامل والدعم بعد التشغيل، مع توثيق كل قرار أمام لجنتك التوجيهية.
الكتالوجات والشراء من مواقع المورّدين
كتالوجات مستضافة وروابط مباشرة إلى مواقع كبار المورّدين، ليختار الموظف مشترياته المتكررة بدلاً من كتابتها يدوياً.
مطابقة الفواتير وحدود التفاوت
قواعد مطابقة ثنائية وثلاثية وحدود للتفاوت، تمرّ بها الفواتير السليمة وتُحال الاستثناءات إلى المشتري المعني.
رؤية شاملة للإنفاق
تقارير ولوحات معلومات للإنفاق بحسب المورّد والفئة ومركز التكلفة، مبنية على بيانات مصنّفة بالطريقة نفسها في كل الكيانات.
الدعم المكثف بعد الإطلاق والخدمات المُدارة
تصدر Coupa ثلاثة إصدارات رئيسية في السنة، فنراجع خصائص كل إصدار على إعداداتك، ونختبرها في بيئة الاختبار، ونفعّل ما توافق عليه وحدات الأعمال. وبين الإصدارات نتولى تعديل سلاسل الاعتماد وإضافة المورّدين الجدد ومعالجة أخطاء التكامل.
حين تصعب وحدة الشراء في ERP على المستخدمين
تُجدي منصة Coupa حين تجد المؤسسة وحدة الشراء في نظام ERP صعبة على المشترين غير المتخصصين وعلى المورّدين، وتريد إدارة المشتريات واجهة سهلة للإنفاق، بينما يبقى نظام ERP مسؤولاً عن دفتر الأستاذ.
- مصفوفة صلاحيات تقبلها المشتريات والمالية معاً
- مورّدون مستعدون لاستلام أوامر الشراء وتقديم الفواتير إلكترونياً
- نظام ERP واحد أو أكثر، لكلٍّ منها دليل حسابات واضح
- مسؤول في المشتريات عن محتوى الكتالوجات
خطّط لمشروع Coupa مع حصن الطموح
حدّثنا عن المهام المطلوبة من المنصة وموعد إنجازها. نقترح مرحلة أولى محددة النطاق والفريق، مع عرض سعر مفصّل.